Politica sulla privacy di H.I.S. in Europa

Le informazioni relative a specifiche persone identificabili, inclusi clienti e altre persone aventi a che fare con H.I.S, ovvero i dati personali, rappresentano un patrimonio importante ed indispensabile per H.I.S. Questi preziosi dati personali devono essere trattati e gestiti con la massima confidenzialità in modo da garantirne la sicurezza e la protezione, come richiesto dalla legge.
Al fine di rispettare i requisiti legali, H.I.S. provvede a proteggere idoneamente i dati personali, sulla base della politica di seguito illustrata, fondata sui valori dello statuto di H.I.S., in osservanza delle leggi sulla protezione dei dati personali e di tutte le altre leggi e regolamenti applicabili.

1. Scopo del trattamento dei dati personali
H.I.S. utilizza i dati personali per gli scopi previsti, che sono comunicati in maniera chiara ai suoi clienti. H.I.S. raccoglie i dati personali inseriti dal cliente in un apposito modello al fine di organizzare servizi di viaggio in termini di trasporto e/o alloggio, fornire servizi di assicurazione ed anche per comunicare con il cliente. per maggiori info

2. Presupposti legali dell’elaborazione dei dati personali
H.I.S. tratta i dati personali sulla base dei seguenti presupposti legali: (1) Adempimento di un contratto, (2) Interessi legittimi, (3) Adempimento dei requisiti legali e (4) Consenso informato per particolari categorie di dati.  per maggiori info

3. Fornitura dei dati personali
H.I.S. non divulga né fornisce i dati personali comunicati dai clienti ad alcuna terza parte in mancanza dell’esplicito consenso del cliente in questione, a meno che non sussista un’altra ragione valida e legittima per tale divulgazione (come il provvedimento di un tribunale o altro tipo di obbligo legale).
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4. Procedura per la divulgazione dei dati personali
I clienti che desiderano porre domande o avanzare richieste a H.I.S. in termini di divulgazione, cancellazione o correzione dei propri dati personali o che intendono chiedere a H.I.S. di sospendere l’utilizzo o la fornitura dei loro dati a terze parti, sono invitati a contattare H.I.S., che si impegna a rispondere in maniera esaustiva alle richieste entro un arco di tempo ragionevole. Nel caso in cui H.I.S. non possa soddisfare, parzialmente o totalmente, la richiesta dovrà spiegarne le ragioni al cliente. per maggiori info

5. Procedure di sicurezza relative al trattamento dei dati personali
Al fine di impedire la perdita, la fuga o il danneggiamento dei dati personali, H.I.S. fa il possibile per mettere in pratica procedure di sicurezza adeguate e logiche sia da un punto di vista tecnico che amministrativo. Ove si verificasse una perdita, un danneggiamento o una fuga dei dati personali, H.I.S. informerà immediatamente l’autorità competente, come anche la persona da cui sono stati ottenuti i dati in questione e prenderà tutte le misure preventive e correttive necessarie ed idonee. Maggiori informazioni per maggiori info

6. Diritti dei titolari dei dati in virtù del Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati
I clienti godono di vari diritti per quanto concerne i propri dati personali. Inoltre, i clienti hanno la facoltà di presentare reclami presso l’autorità garante competente. H.I.S. si impegna a rispondere tempestivamente alle richieste di comunicazione dei dati presentate dalla persona da cui gli stessi sono stati ottenuti e ad altri reclami o richieste. per maggiori info

7. Varie
H.I.S. si attiene alle leggi che disciplinano la protezione dei dati personali e a tutte le altre leggi e regolamenti applicabili, nonché alle disposizioni e ai regolamenti dei governi nazionali ed internazionali vigenti nei territori in cui tali dati sono raccolti. H.I.S. ha messo a punto un sistema di gestione per la protezione dei dati personali interno, tale da garantire che tutti i dipendenti e funzionari conoscano le leggi ed i regolamenti e vi si attengano e che il sistema sia continuamente aggiornato e migliorato. per maggiori info

Redatto il 1˚ marzo 2005
Emendato il 25 Maggio, 2018

1. Scopo del trattamento dei dati personali
Per maggiori info visita http://www.hisitaly.com/privacy_policy.html
H.I.S. utilizza i dati personali riportati in un apposito modello compilato dai clienti al momento della richiesta di viaggi e assicurazioni, al fine di organizzare servizi di viaggio in termini di trasporto e/o alloggio, fornire servizi di assicurazione ed anche per comunicare con il cliente. Oltre a ciò, H.I.S. utilizza i dati personali dei clienti per condurre analisi di mercato finalizzate allo sviluppo di prodotti e servizi migliori, fornire informazioni sui prodotti e i servizi di H.I.S. e le sue consociate, ottenere commenti ed opinioni dopo il viaggio e offrire servizi aggiuntivi. In ogni caso, il cliente è sempre libero di decidere se fornire o meno ad H.I.S. i suoi dati personali o meno ed è invitato a prendere atto del fatto che, in mancanza di determinati dati personali, indispensabili per erogare i servizi o i prodotti richiesti, potrebbe non ricevere tali servizi o prodotti.

2. Presupposti legali dell’elaborazione dei dati personali Per maggiori info visita http://www.hisitaly.com/privacy_policy.html

H.I.S. tratta i dati personali sulla base dei seguenti presupposti legali:
(1) Adempimento di un contratto
Il trattamento dei dati del cliente può essere necessario al fine di eseguire i contratti sottoscritti con H.I.S. Per esempio, se un cliente utilizza i servizi di H.I.S. per effettuare una prenotazione, H.I.S. utilizzerà le informazioni fornite dal cliente per espletare il proprio obbligo di completare e gestire tale prenotazione.
(2) Interessi legittimi
H.I.S. potrebbe utilizzare i dati dei suoi clienti per perseguire i propri legittimi interessi, come, per esempio, fornire ai clienti contenuti idonei nel sito web, le e-mail e le newsletter (sempre che i clienti optino per riceverle), migliorare e promuovere i propri prodotti e servizi, il contenuto del sito web ed anche a fini amministrativi, legali e di prevenzione delle truffe.
(3) Adempimento dei requisiti legali
Oltre a quanto qui menzionato, in ogni caso saremo tenuti ad elaborare e divulgare i dati dei clienti a terze parti ove la legge ce lo imponga (direttamente o tramite il provvedimento di un tribunale) o laddove ciò sia necessario per espletare i nostri doveri contrattuali nei confronti del cliente. Per esempio, potremmo fornire determinate informazioni ai fiscalisti o alle autorità pubbliche in virtù delle leggi fiscali o previdenziali applicabili.
(4) Consenso informato.
H.I.S. in alcuni casi fornisce determinati servizi ed utilizza i dati dei clienti solo a fronte del loro consenso preliminare, per esempio ove si effettui una prenotazione in un paese terzo nel quale non è possibile garantire un’adeguata protezione dei dati. Inoltre, HIS chiede il consenso per l’utilizzo dei dati personali del cliente a scopi di marketing. I clienti possono revocare il loro consenso in qualsiasi momento, contattando H.I.S. presso uno degli indirizzi di seguito indicati.

3. Fornitura dei dati personali
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H.I.S. non divulga i dati personali dei clienti a terze parti senza l’espresso consenso della persona da cui tali dati sono stati ottenuti, fatta eccezione per i seguenti casi:
(a) Salvaguardia della vita e della salute umana
H.I.S può divulgare i dati personali del cliente ove ciò sia necessario per salvaguardare la vita o la salute umana e anche beni e ove sia difficile ottenere il consenso della persona da cui i dati sono stati raccolti. Inoltre, H.I.S. può divulgare i dati ove ciò sia assolutamente necessario per migliorare la salute pubblica o promuovere il sano sviluppo dei bambini, nei casi in cui sia difficile ottenere il consenso della persona da cui i dati sono stati raccolti.
(b) Autorità competenti
H.I.S divulgherà i dati personali alle forze dell’ordine ove ciò sia imposto dalla legge o sia assolutamente necessario ai fini della prevenzione, il rilevamento o l’imputazione di reati criminali e truffe. H.I.S. potrebbe inoltre comunicare i dati personali dei clienti alle autorità competenti per proteggere e difendere i suoi diritti o i suoi beni.
(c) Sedi H.I.S. locali
Al fine di erogare i servizi, i dati personali dei clienti potrebbero essere messi a disposizione delle controllate di H.I.S., ovvero le società facenti parte del gruppo. Per una descrizione della struttura del gruppo, si prega di consultare la pagina “Chi siamo” (www. giappone.hisitaly.com)
(d) Fornitori di servizi esterni
H.I.S. potrebbe avvalersi di agenti esterni (ad esempio, per l’alloggio) e/o fornitori di servizi (come alberghi o linee aeree) i quali elaborano i dati personali dei clienti per conto di H.I.S. al fine di fornire i servizi richiesti. Tali fornitori esterni di servizi sono vincolati a clausole di confidenzialità e non possono utilizzare i dati personali ricevuti per altri fini. Ove i dati siano trasferiti in un paese non appartenente all’Area Economica Europea (AEE), H.I.S. dispone di adeguate misure di protezione dei dati personali del cliente.
(e) Disposizioni speciali per il trasferimento dei dati personali dalla AEE a paesi terzi
Nel caso in cui una persona fisica dalla quale sono stati ottenuti i dati personali risieda nella AEE e tali dati siano trasferiti a qualsivoglia azienda al di fuori della AEE, H.I.S. farà sempre il possibile per garantire la sicurezza dei dati personali. In mancanza di una decisione della Commissione Europea in merito all’adeguatezza della protezione dei dati, H.I.S. trasferirà i dati a paesi terzi solo a fronte dell’adozione di adeguate misure di sicurezza contemplate dal Regolamento Europeo Generale sulla Protezione dei Dati. H.I.S. ha sottoscritto apposite disposizioni contrattuali per la protezione dei dati personali con i suoi partner siti in paesi terzi, tali da garantire in qualsiasi momento un adeguato livello di protezione dei dati personali, come anche l’attuazione dei diritti delle persone fisiche in materia di dati personali. Nei casi in cui non sia possibile garantire le suddette tutele legali, H.I.S. fornirà i dati personali dei clienti solo dopo averli informati ed avere ottenuto il loro consenso in merito a tale trasferimento o ove ciò sia assolutamente necessario al fine adempiere agli obblighi assunti nei confronti di tali persone in virtù del contratto con H.I.S. (come, per esempio, la comunicazione dei dati personali ad uno specifico albergo per prenotare un pernottamento a nome del cliente).

4. Procedura per la divulgazione dei dati personali
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I clienti che desiderano porre domande o avanzare richieste a H.I.S. in termini di divulgazione, cancellazione o correzione dei loro dati personali o che intendono chiedere a H.I.S. di sospendere l’utilizzo o la fornitura dei propri dati a terze parti, sono invitati a contattare H.I.S. tramite il modello di contatto di seguito riportato che guida il cliente attraverso la procedura necessaria. H.I.S. si impegna a rispondere alle richieste in maniera esaustiva ed entro un arco di tempo ragionevole, conformemente con le leggi applicabili ed i regolamenti aziendali. Nel caso in cui H.I.S. non possa soddisfare, parzialmente o totalmente, la richiesta, dovrà spiegarne le ragioni al cliente.

5. Procedure di sicurezza per la protezione dei dati personali
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Ai sensi delle leggi europee sulla protezione dei dati personali, H.I.S. applica ragionevoli procedure volte a prevenire accessi non autorizzati ed abusi dei dati personali. H.I.S. si avvale di varie misure tecniche e fisiche per garantire la sicurezza e l’integrità dei suoi sistemi di elaborazione dei dati. Inoltre, solo il personale debitamente autorizzato ed addestrato può accedere ai dati personali. H.I.S. conduce frequenti sessioni di formazione del personale, inclusi programmi volti a creare consapevolezza in materia di gestione dei dati personali.   

6. Diritti dei titolari dei dati in virtù del Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati
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(1) I clienti godono dei seguenti diritti per quanto concerne i propri dati personali:

• Diritto all’informazione.
• Diritto di rettifica o cancellazione,
• Diritto di limitare il trattamento,
• Diritto di negare il trattamento,
• Diritto alla portabilità dei dati.

(2) Inoltre, i clienti hanno la facoltà di presentare reclami relativi a H.I.S. in merito al trattamento dei loro dati personali presso l’autorità garante competente.

7. Varie
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La presente politica sulla Privacy si riferisce alla gestione dei dati personali da parte di H.I.S. Europe Italy S.r.l. I clienti considerati minorenni secondo le leggi ed i regolamenti vigenti nel loro territorio di residenza, sono pregati di fornire i loro dati personali solo dopo aver ottenuto il consenso di un genitore o tutore legale.
H.I.S. ha messo a punto un sistema interno di gestione per la protezione dei dati personali, tale da garantire che tutti i dipendenti e funzionari conoscano le leggi ed i regolamenti vigenti e vi si attengano e che il sistema sia continuamente aggiornato e migliorato. H.I.S. può di volta in volta apportare modifiche alla “Politica sulla Privacy di H.I.S. in Europa” al fine di gestire i dati personali dei clienti in maniera più adeguata o attenersi ad eventuali cambiamenti nelle leggi e nei regolamenti applicabili.

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H.I.S. Privacy Policy in Europe

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• Information relating to identifiable particular individuals among our customers and people associated with H.I.S., namely personal data, is an important and indispensable asset for H.I.S. This valuable personal data is socially required to be kept confidential and to be handled accurately and securely. In order to meet this social requirement, H.I.S. appropriately protects personal data in accordance with the following basic policy based on the spirit of H.I.S. corporate charters, observing Personal Data Protection Laws and other relevant laws and regulations.

• 1. Purpose of Use of Personal Data

  H.I.S. utilizes personal data within the scope of the intended use that is clearly communicated to its customers. H.I.S. obtains personal data filled in or input into an application form by a customer for the purpose of arrangement and receipt of travel services provided by transportation facilities and/or accommodation facilities and provision of insurance services as well as its communication with the customer.

  H.I.S. utilizes personal data filled in or input into an application form by a customer at the time of request of travel arrangement and relevant insurance application, for the purpose of utilizing it to the necessary extent for arrangement and receipt of travel service provided by transportation facilities and/or accommodation facilities and provision of insurance services as well as its communication with the customer. Besides that, H.I.S. utilizes personal data of a customer for the purpose of marketing analysis for development of better products or services in the future, delivering information of products or service of H.I.S. and its other associated companies to customers, requesting customers for comments or opinions after the travel, or providing benefit service to customers. In any case, a customer has a choice to provide H.I.S. with his/her personal information or not, and the customer is kindly requested to recognize and acknowledge that the customer may not be provided a product or service of H.I.S., unless the customer provides H.I.S. with relevant particulars of personal data which are indispensable for H.I.S.’ service requested by the customer. H.I.S stores the personal data provided by customer at the time of request of travel arrangement in its database. Such data will be stored 5 years or until necessary for the performance of the contract, legitimate interests or to comply with legal obligations.

• 2. Legal bases on process the personal data

  H.I.S. processes personal data relaying on the following legal bases:
  (1)Performance of contract,
  (2)Legitimate interests,
  (3)Compliance with legal obligations and (4)Consent.

  H.I.S. processes personal data relaying on the following legal bases;

  (1)Performance of a contract The use of customers’ information may be necessary to perform the contracts that the customers have entered into with H.I.S. For example, if a customer uses H.I.S.’s services to make a reservation, H.I.S. will use information provided by the customer to carry out H.I.S.’s obligation to complete and administer that reservation.

  (2)Legitimate interests H.I.S. may use the customers’ information for H.I.S.’s legitimate interests, such as to provide the customers with the best suitable content of the website, emails and newsletters (where customer’s opted to receive them), to improve and promote H.I.S.’s products and services and the content on H.I.S.’s website, and for administrative, fraud detection and legal purposes.

  (3)Compliance with legal obligations. Other than as mentioned herein, we will at times have to process and disclose information about you to third parties, if we are legally obliged to do so (either directly by law or via a court order) or where we need to comply with our contractual duties to you. For instance, we may need to pass on certain information to tax accountants or public authorities under applicable tax or social security law.

  (4)Consent H.I.S. may at times provide certain services and use a customer’s data only with his/her consent, e.g. were a reservation is made in a third country where appropriate data protection safeguards cannot be ensured. Furthermore, HIS requests the customer’s consent for the use of a customer’s personal information for marketing purposes. The customers may withdraw his/her consent at any time by contacting H.I.S. at one of the addresses below.

• 3. Provision of Personal Data

  H.I.S. does not disclose or provide personal data provided by customers to any third parties, except with the consent of the customer from whom the data was obtained, or when there is a legitimate other reason for such disclosure (such as legal obligations to do so). [Read more]

• 4. Procedure for disclosure of personal data

  When a customer makes inquiry or request to H.I.S. for disclosure, deletion, correction of his/ her personal data, or when a customer requests H.I.S. to cease using or providing the data to a third party, the customer is kindly requested to get in touch with H.I.S. H.I.S. responds to the inquiry or request within a reasonable period. In case H.I.S. cannot meet the request partially or wholly, H.I.S. explains the reason to the customer.

  When a customer makes inquiry or request to H.I.S. for disclosure, deletion, correction of his/ her personal data, or when a customer request H.I.S. to cease using or providing the data to a third party, the customer is kindly requested to get in touch with the following contact windows of H.I.S. so that the customer is guided through the necessary procedure. H.I.S. responds to the inquiry or request within a reasonable period in accordance with the laws and the company codes and informs the result to the customer. In case H.I.S. cannot meet the request partially or wholly, H.I.S. explains the reason to the customer. You can reach our data protection officer at gdpr-pj@his-world.com
  or contact our branch. > contact infomation

• 5. Security procedures for personal data

  In order to prevent leakage, loss, or damage of it, H.I.S, strives to enforce safety procedures which are appropriate and rational from both technical and administrative aspects. If there should occur any leakage, loss or damage of personal data, H.I.S. will immediately inform the responsible supervisory authority as well as the person from whom the data was obtained immediately to that effect and will take necessary and appropriate countermeasures and/or correcting measures. [Read more]

• 6. Data subjects’ rights under the European Data Protection Regulation

  The customers have the various rights with respect to the personal data concerning the customers. The customers also have the right to file a complaint with a data protection supervisory authority. H.I.S. responds without delay to request for disclosure of personal data by the person from whom the data was obtained as well as other complaints, or consultations.

  (1) The customers have the following rights with respect to the personal data concerning the customers:
  - right to information,
  - right to rectification or erasure,
  - right to restriction of processing,
  - right to object to the processing,
  - right to data portability.
  

  (2) The customers also have the right to file a complaint about H.I.S. regarding the processing of customers’ personal data with a data protection supervisory authority.
  For any inquiries regarding your rights, please get in touch with us under gdpr-pj@his-world.com

• 7. Other matters

  H.I.S. observes Personal Data Protection Laws and other relevant laws and regulations, policies and other codes prescribed by national governments and international bodies of those areas where such data is collected. H.I.S. has internally established Personal Data Protection Management System, ensuring that all officers and employees recognize and comply with the laws and regulations and that the system is continuously improved and kept updated.

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